Politique de confidentialité

1. Qui est responsable

Soomi Inc. (« Soomi », « nous ») est responsable des renseignements personnels décrits dans la présente politique. Nous sommes une société constituée sous le régime des lois du Canada (numéro de société 1801775-1), située au 28 Sevenoaks Ave, Etobicoke, Ontario M8Z 3P9.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels répond de la façon dont nous traitons les renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec cette personne à privacy@soomi.ca.

Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et, pour les personnes au Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). La présente politique s’applique à notre site Web, au portail Soomi et aux applications Soomi.

Lorsque vous utilisez Soomi par l’intermédiaire d’une organisation. Si votre employeur ou une autre organisation vous fournit votre compte Soomi, c’est cette organisation qui décide du sort du contenu de son espace de travail (courriel, fichiers, agendas, etc.). Pour ce contenu, nous agissons au nom de l’organisation et uniquement selon ses instructions, en vertu de notre Entente de traitement des données conclue avec elle. Les questions sur la façon dont votre organisation utilise votre contenu doivent lui être adressées; nous l’aiderons à y répondre. La présente politique s’applique tout de même aux renseignements de compte que nous détenons pour vous fournir le service.

2. Ce que nous recueillons

Nous recueillons uniquement ce dont nous avons besoin pour fournir Soomi, et nous vous disons pourquoi.

Quand	Ce que nous recueillons
Vous créez un compte	Votre nom, votre nom d’utilisateur et votre adresse courriel Soomi, une adresse courriel de récupération, votre langue, et votre acceptation de nos conditions (quelle version, dans quelle langue et à quel moment)
Vous achetez un forfait	Votre adresse de facturation (elle détermine votre devise et vos taxes), et une référence à votre carte avec sa marque, ses quatre derniers chiffres et sa date d’expiration. Nous ne recevons jamais le numéro complet de votre carte : vous le saisissez dans le formulaire sécurisé de notre processeur de paiement.
Vous complétez votre profil	Facultativement, votre numéro de téléphone et votre adresse postale
Vous gérez un forfait familial	Pour chaque membre, son nom et son adresse Soomi; pour un mineur, également sa date de naissance, ainsi que votre confirmation que vous êtes son parent ou son tuteur
Vous utilisez Soomi	Votre contenu (courriels, fichiers, agendas, contacts, clavardages), qui vous appartient et qui est traité comme le décrivent nos Conditions; et les renseignements techniques nécessaires pour faire fonctionner et sécuriser le service, comme l’espace de stockage utilisé, les mots de passe d’appareil que vous créez (nous n’en conservons qu’une forme protégée) et les journaux de sécurité, qui peuvent inclure des adresses IP
Vous communiquez avec nous	Votre nom, votre adresse courriel et ce que vous nous dites
Vous vous inscrivez à notre liste d’attente ou à notre liste de diffusion	Votre adresse courriel, votre entreprise si vous l’indiquez, votre consentement à recevoir des messages, ainsi que la date, l’adresse IP et le navigateur que vous avez utilisés lors de votre confirmation

Nous ne recueillons aucune pièce d’identité délivrée par un gouvernement, et nous n’achetons de renseignements à votre sujet auprès de personne.

3. Pourquoi nous les utilisons, et ce que nous ne faisons jamais

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour :

• créer et gérer votre compte, et fournir les services auxquels vous avez souscrit;
• vous facturer, percevoir les paiements, émettre les remboursements et tenir les registres qu’exige la législation fiscale;
• assurer la sécurité des comptes et du service, et détecter et faire cesser les abus;
• répondre à vos questions et à vos demandes de soutien;
• vous envoyer des avis concernant votre compte et le service (facturation, sécurité, modifications de nos conditions);
• envoyer des messages de marketing, uniquement si vous y avez consenti (section 10);
• respecter nos obligations légales.

Nous ne faisons jamais ce qui suit :

• vendre des renseignements personnels, ni les louer ou les échanger;
• les utiliser, ou utiliser votre contenu, à des fins de publicité ou pour établir des profils à votre sujet;
• utiliser votre contenu pour entraîner des modèles d’IA;
• ouvrir votre contenu, sauf à votre demande, pour enquêter sur un abus signalé, ou lorsque la loi canadienne l’exige.

Si nous souhaitons un jour utiliser des renseignements personnels à une nouvelle fin, nous vous demanderons d’abord votre consentement.

4. Où ils sont conservés, et comment nous les protégeons

Au Canada. Les renseignements de votre compte et votre contenu sont stockés et traités sur des serveurs situés dans des centres de données canadiens, fournis par des fournisseurs canadiens et exploités par nous. Nos sauvegardes sont elles aussi conservées au Canada.

Chiffrés, avec des clés que nous détenons. Les disques sur lesquels vos renseignements sont stockés sont chiffrés. Les clés qui permettent de les déverrouiller sont détenues par Soomi, sur des serveurs de clés que nous exploitons nous-mêmes en dehors de notre hébergeur, et une clé de secours est conservée hors ligne par notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nos sauvegardes sont chiffrées avant de quitter le serveur, avec des clés que nous sommes seuls à détenir; une copie d’une sauvegarde est donc illisible pour quiconque d’autre, y compris pour le fournisseur qui la stocke.

Dans notre propre base de données, les renseignements de compte les plus sensibles (comme les noms, les adresses courriel et les adresses de facturation) sont en outre chiffrés champ par champ, de sorte que même une copie de la base de données ne les révèle pas. Les mots de passe ne sont jamais stockés : la connexion est gérée par notre propre serveur d’identité, qui ne conserve qu’un hachage protégé.

Toute connexion à Soomi est chiffrée en transit. L’accès aux systèmes de production est limité aux personnes qui en ont besoin. Nos serveurs ne sont accessibles à des fins d’administration que par un réseau privé, au moyen de clés cryptographiques plutôt que de mots de passe; notre console du personnel utilise sa propre connexion distincte.

La limite que nous voulons que vous connaissiez. Nous louons nos serveurs auprès d’un hébergeur canadien plutôt que d’être propriétaires du matériel. Pendant qu’un serveur fonctionne, sa clé déverrouillée se trouve dans la mémoire de ce serveur, à laquelle les systèmes du fournisseur pourraient en principe accéder. Le chiffrement protège ce qui est stocké sur disque et dans les sauvegardes; il ne protège pas un système en fonctionnement contre l’exploitant du matériel sur lequel il tourne. Ce sont notre contrat et notre choix d’un fournisseur canadien qui nous protègent contre ce risque, et ils comprennent toutes les protections nécessaires pour garantir qu’aucune entité externe ne puisse accéder à vos données.

5. Fournisseurs de services qui reçoivent des renseignements personnels

Nous exploitons presque tout nous-mêmes : la connexion, la facturation, le courriel, les fichiers, l’édition bureautique et les sauvegardes sont nos propres systèmes, et non des services de tiers. Notre réseau de production ne peut joindre qu’une courte liste de services externes, et tout ajout est d’abord examiné. Voici les fournisseurs qui reçoivent des renseignements personnels :

Fournisseur	Ce qu’il fait pour nous	Ce qu’il reçoit	Où
ThinkOn	Héberge nos serveurs de production, notre stockage et nos sauvegardes	Tout ce que nous stockons, chiffré sur disque avec des clés que nous détenons (section 4)	Canada
Moneris Solutions	Traite les paiements par carte	Les données de carte que vous saisissez dans son formulaire sécurisé (directement depuis votre navigateur, y compris votre adresse IP et votre navigateur) et, de notre part : un jeton de paiement, votre code postal, le montant et la devise. Pas votre nom ni votre adresse courriel.	Canada (propriété : voir la section 6)
Patrii	Héberge notre site Web public, notre système de liste d’attente et de liste de diffusion, ainsi que le relais de nos alertes internes	Les adresses courriel, les preuves de consentement, les adresses IP et les navigateurs des personnes inscrites à la liste d’attente et à la liste de diffusion; aucun contenu de client	Canada

Rarement, si un remboursement ne peut pas être porté au crédit de votre carte, nous pouvons l’envoyer par virement Interac depuis notre banque, qui reçoit alors l’adresse courriel ou le numéro de téléphone que vous nous fournissez à cette fin.

Nous avons conclu avec chacun d’eux des ententes qui limitent leur utilisation des renseignements à la prestation de leur service auprès de nous.

Lorsque vous envoyez un courriel, il est livré au fournisseur de courriel du destinataire, comme tout courriel. Il s’agit de votre communication, et non d’une communication de renseignements de notre part.

6. Nos dépendances étrangères, énumérées au complet

Nous préférons vous montrer chaque endroit où Soomi dépend de quelque chose à l’extérieur du Canada plutôt que de faire une affirmation générale. Aucune d’elles ne reçoit votre contenu. Voici la liste complète, et nous la mettons à jour chaque fois qu’elle change.

Dépendance	Pourquoi nous en dépendons	Ce qu’elle reçoit	Étrangère parce que
Moneris Solutions	Paiements par carte	Les données de paiement décrites à la section 5	Une société canadienne dont les propriétaires ont convenu de la vendre à Francisco Partners, une société de capital-investissement américaine
Réseaux de cartes (Visa, Mastercard et autres)	Tout paiement par carte passe par eux	Les détails de transaction que comporte tout paiement par carte	Sociétés américaines
Let's Encrypt	Délivre les certificats de sécurité qui chiffrent les connexions à Soomi	Uniquement les noms publics de nos serveurs; aucun renseignement personnel	Organisme sans but lucratif américain
DNS public de nos domaines	Permet à Internet de trouver les serveurs de Soomi par leur nom	Les requêtes portant sur les noms publics de nos serveurs, provenant des réseaux qui les effectuent	Les serveurs de noms de notre fournisseur DNS fonctionnent sur Amazon Web Services (États-Unis)
DNS inverse de nos adresses IP	Permet aux autres serveurs de courriel de vérifier que nos courriels sont authentiques	Les requêtes portant sur les adresses de nos serveurs	Fourni par Cloudflare (États-Unis) pour le compte de notre hébergeur
Le registre des domaines .com	Nos domaines .com en dépendent	Rien à votre sujet	Exploité par Verisign (États-Unis)

Lorsque vous envoyez un courriel à une personne à l’extérieur du Canada ou partagez du contenu avec elle, ses propres fournisseurs reçoivent ce que vous lui envoyez. C’est votre choix, et non l’une de nos dépendances.

7. Demandes des autorités

Nous communiquons des renseignements personnels ou du contenu à une autorité gouvernementale ou policière uniquement lorsqu’une procédure judiciaire canadienne valide l’exige (par exemple, une ordonnance de communication ou un mandat délivré en vertu du droit canadien), et uniquement ce que cette procédure exige. Une demande provenant de l’extérieur du Canada doit passer par une procédure judiciaire canadienne autorisée par un tribunal canadien.

Nous vous informons d’une telle demande avant d’y répondre, sauf si la loi ou une ordonnance judiciaire l’interdit, afin que vous puissiez la contester. Pour le contenu d’un espace de travail d’entreprise, nous en informons l’organisation.

Nous ne concevons ni n’installons aucun moyen permettant aux autorités d’accéder directement au contenu ou de l’intercepter. Soomi n’est pas chiffré de bout en bout; nous pouvons donc être contraints de produire ce que nous détenons. C’est pourquoi nous le conservons au Canada, sous le régime du droit canadien, et conservons le moins de renseignements personnels possible.

8. Combien de temps nous les conservons

Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins énoncées à la section 3, ou selon ce qu’exige la loi.

Renseignements	Durée
Votre compte et votre contenu	Tant que votre compte est ouvert. Après que vous l’avez supprimé ou qu’il a été fermé, il est conservé 30 jours au cas où vous changeriez d’avis, puis supprimé.
Votre exportation de données	Le lien de téléchargement est valide 24 heures; l’archive est supprimée 48 heures après qu’elle est prête.
Les preuves des conditions et des consentements que vous avez acceptés	Après la fermeture de votre compte, aussi longtemps que nous pourrions avoir besoin de démontrer ce qui a été convenu (le délai de prescription légal)
Registres de facturation et registres fiscaux	Aussi longtemps que l’exige la législation fiscale canadienne
Une trace indiquant que votre compte a existé et a été supprimé, sans votre contenu	Conservée, afin que votre adresse Soomi ne soit jamais attribuée à quelqu’un d’autre
Sauvegardes (de tout ce qui précède)	Supprimées dans un délai de 90 jours
Journaux de sécurité	Jusqu’à 90 jours, puis supprimés
Les registres que la loi canadienne nous oblige à conserver au sujet des communications (qui, quand, d’où; jamais leur contenu)	Uniquement si une loi l’exige, et uniquement pendant la période fixée par cette loi. Lorsqu’aucune loi ne l’exige, nous ne les conservons pas.
Liste d’attente et liste de diffusion	Jusqu’à ce que vous vous désabonniez. Nous supprimons ensuite vos coordonnées dans un délai de 30 jours, en ne conservant qu’une trace codée (à sens unique) de votre adresse afin de ne plus jamais vous envoyer de courriel

Sauvegardes et suppression. Les sauvegardes existent uniquement pour nous permettre de rétablir le service après une panne. Nous ne restaurons pas, sur demande, des fichiers, des messages ou des comptes individuels à partir des sauvegardes. Les renseignements supprimés peuvent subsister dans nos sauvegardes chiffrées jusqu’à leur expiration, dans un délai de 90 jours, puis ils disparaissent.

9. Vos droits

Vous avez le droit de :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, et savoir comment nous les utilisons et à qui nous les avons communiqués.
• Les faire rectifier s’ils sont inexacts ou incomplets.
• Les emporter avec vous. Vous pouvez vous-même télécharger en tout temps une copie complète de votre compte, dans des formats standards (courriels en .eml, agendas en .ics, contacts en .vcf, fichiers tels que vous les avez stockés). Sur demande, nous vous fournissons aussi les renseignements de votre compte dans un format structuré et couramment utilisé.
• Retirer votre consentement en tout temps lorsque nous nous fondons sur celui-ci, par exemple pour les messages de marketing. Le retrait n’a pas d’effet sur ce qui a été fait auparavant, et certaines utilisations (comme les registres de facturation) sont exigées par la loi.
• Les faire supprimer. Vous pouvez supprimer vous-même votre compte dans le portail; il est conservé 30 jours au cas où vous changeriez d’avis, puis supprimé comme le décrit la section 8. Les comptes d’un espace de travail d’entreprise sont supprimés par l’organisation; la suppression des données propres à une organisation s’organise avec nous à privacy@soomi.ca.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, écrivez à privacy@soomi.ca. Nous pourrions d’abord vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai de 30 jours; s’il nous faut plus de temps, nous vous expliquons pourquoi. L’exercice de vos droits est gratuit.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) ou, au Québec, auprès de la Commission d’accès à l’information (cai.gouv.qc.ca).

10. Messages de marketing et témoins

Messages de marketing. Nous envoyons des nouvelles et des offres uniquement si vous y avez consenti, et nous confirmons votre inscription par un second courriel avant de vous ajouter. Chaque message indique qui en est l’expéditeur et comporte un lien de désabonnement; nous donnons suite à un désabonnement dans un délai de 10 jours ouvrables, comme l’exige la loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Nos messages ne contiennent aucun pixel de suivi et nous ne suivons pas les liens sur lesquels vous cliquez. Les avis relatifs au compte et à la facturation ne sont pas du marketing, et vous les recevez tant que vous avez un compte.

Témoins. Nous utilisons des témoins uniquement pour faire fonctionner Soomi. Nous n’utilisons aucun témoin publicitaire, d’analyse ou de suivi, et notre site Web et notre portail ne chargent aucun script ni aucune police de caractères de tiers.

Témoin	Fonction	Durée
Session de connexion	Vous garde connecté au portail	Jusqu’à 30 jours, ou jusqu’à ce que vous vous déconnectiez
Témoins de sécurité	Protègent le processus de connexion contre la falsification	Quelques minutes
Langue	Retient si vous avez choisi l’anglais ou le français	1 an
Transfert vers les applications	Permet au portail d’ouvrir Fichiers et Courriel pour vous sans que vous ayez à vous reconnecter	Jusqu’à quelques heures
Applications Fichiers, Courriel et de connexion	La session de connexion propre à chaque application	Jusqu’à ce que vous vous déconnectiez ou que la session prenne fin

Comme ces témoins sont nécessaires au fonctionnement de Soomi, ils ne peuvent pas être désactivés pendant que vous l’utilisez.

11. Enfants et forfaits familiaux

Les comptes Soomi sont destinés aux adultes. Une personne n’ayant pas atteint l’âge de la majorité là où elle réside peut avoir un compte uniquement en tant que membre d’un forfait familial, créé par son parent ou son tuteur, qui confirme ce lien et consent au nom de l’enfant. Les enfants ne peuvent pas s’inscrire eux-mêmes.

Pour un enfant, nous recueillons uniquement son nom, son adresse Soomi et sa date de naissance (pour savoir quand il devient adulte au sein du forfait), conservés sous forme chiffrée. Nous utilisons les renseignements d’un enfant uniquement pour fournir son compte. Nous n’envoyons jamais de marketing aux enfants, et nous n’utilisons jamais leurs renseignements à des fins de publicité ou de profilage.

Le parent ou le tuteur peut en tout temps demander à consulter, à rectifier ou à supprimer les renseignements de son enfant, et peut retirer l’enfant du forfait, ce qui supprime le compte de l’enfant. Lorsqu’un enfant atteint l’âge de la majorité, il prend en charge son propre compte et accepte lui-même nos conditions.

Nous ne vérifions pas l’âge ou l’identité au moyen de documents; nous nous fions à ce que nous déclare le parent ou le tuteur.

12. En cas de problème (incidents de confidentialité)

Si des renseignements personnels que nous détenons sont perdus, ou font l’objet d’un accès ou d’une communication non autorisés, nous agissons immédiatement pour circonscrire l’incident et réduire le préjudice.

Si l’incident présente un risque réel de préjudice grave pour vous, nous :

• vous en avisons dès que possible, en vous indiquant ce qui s’est produit, quels renseignements sont en cause, ce que nous avons fait et ce que vous pouvez faire pour vous protéger;
• le signalons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, lorsque des personnes au Québec sont touchées, à la Commission d’accès à l’information du Québec;
• en informons toute autre organisation qui peut aider à réduire le préjudice.

Nous tenons un registre de tous les incidents, qu’ils aient dû être signalés ou non, comme l’exige la loi.

Si vous croyez que votre compte ou notre service a été compromis, écrivez immédiatement à privacy@soomi.ca.

13. Modifications de la présente politique, et coordonnées

Chaque version de la présente politique est datée, et nous conservons une trace de la version que vous avez acceptée. Si nous apportons une modification importante (par exemple, un nouveau type de renseignements, une nouvelle fin, ou un nouveau fournisseur de services qui reçoit des renseignements personnels), nous vous en informons par courriel et dans le portail avant qu’elle n’entre en vigueur et, lorsque la loi l’exige, nous vous demandons à nouveau votre consentement. Les versions antérieures sont accessibles à soomi.ca/legal.

Communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels

• Mark Morais, responsable de la protection des renseignements personnels, Soomi Inc.
• Courriel : privacy@soomi.ca
• Poste : 28 Sevenoaks Ave, Etobicoke, Ontario M8Z 3P9, Canada