Entente de traitement des données

1. Parties et rôles

La présente Entente de traitement des données est conclue entre Soomi Inc. (numéro de société 1801775-1, « Soomi ») et le client d’affaires qui l’accepte (« vous »). Elle fait partie des Conditions d’utilisation de Soomi et s’applique chaque fois que Soomi traite, pour votre compte, des renseignements personnels contenus dans le contenu de votre espace de travail.

Vous décidez ; nous agissons pour votre compte. Pour le contenu que votre organisation et ses utilisateurs stockent dans Soomi (courriels, fichiers, documents, calendriers, contacts, clavardages et réunions, collectivement le « Contenu du client »), c’est vous qui décidez pourquoi et comment il est utilisé, et vous en demeurez responsable en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels qui vous sont applicables. Soomi le traite uniquement pour vous fournir les Services et uniquement selon vos instructions, à titre de fournisseur de services à votre égard.

La présente entente ne vise pas les renseignements de compte et de facturation que Soomi détient pour gérer votre abonnement (par exemple, les noms et adresses courriel de vos administrateurs, et votre adresse de facturation). Soomi traite ces renseignements conformément à sa propre Politique de confidentialité.

2. Définitions

• Contenu du client — tout ce que votre organisation et ses utilisateurs stockent dans Soomi ou transmettent par Soomi, y compris les renseignements personnels qui s’y trouvent.
• Renseignements personnels — les renseignements concernant une personne identifiable, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, lorsqu’elle s’applique, de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.
• Traitement — toute opération effectuée sur le Contenu du client : le stocker, le sauvegarder, le transmettre, l’indexer, le convertir, l’afficher ou le supprimer.
• Sous-traitant — une entreprise dont Soomi retient les services et qui stocke ou traite le Contenu du client pour notre compte.
• Incident de sécurité — l’accès non autorisé au Contenu du client, ou son utilisation, sa communication ou sa perte non autorisées ; en droit québécois, un « incident de confidentialité ».
• Vos utilisateurs — les personnes à qui votre organisation attribue un compte Soomi dans son espace de travail, et toute personne qu’elles invitent à titre d’invité.

3. Traitement uniquement selon vos instructions

Soomi traite le Contenu du client uniquement :

• pour fournir, sécuriser et soutenir les Services auxquels vous êtes abonné, tels qu’ils sont décrits dans les Conditions d’utilisation;
• selon les instructions que vous ou vos administrateurs donnez au moyen des Services (par exemple, partager un fichier, fixer une durée de conservation, retirer un utilisateur); et
• lorsque le droit canadien l’exige (article 10).

Les Conditions d’utilisation, la présente entente et votre utilisation des paramètres des Services constituent l’intégralité de vos instructions. Soomi n’utilise pas le Contenu du client à ses propres fins : ni pour la publicité, ni pour le profilage, ni pour entraîner des modèles d’IA, et elle ne le vend jamais. Si Soomi estime qu’une instruction contreviendrait à la loi, nous vous en aviserons et ne serons pas tenus de la suivre.

4. Confidentialité

Seules les personnes chez Soomi qui exploitent les Services peuvent accéder aux systèmes de production, et uniquement dans la mesure où leur travail l’exige. Chacune d’elles est tenue à une obligation de confidentialité qui se poursuit après son départ. Les personnes chez Soomi n’ouvrent pas le Contenu du client, sauf à votre demande (par exemple, pour une demande de soutien), pour enquêter sur un abus ou lorsque le droit canadien l’exige.

5. Sécurité

Soomi protège le Contenu du client au moyen des mesures techniques et organisationnelles décrites à l’annexe B, adaptées à sa sensibilité. Nous pouvons modifier ces mesures au fil du temps, mais jamais d’une manière qui réduirait la protection globale du Contenu du client. L’annexe B indique aussi clairement ce que Soomi ne fait pas (par exemple, le chiffrement de bout en bout), afin que vous puissiez juger si les Services répondent à vos besoins.

6. Lieu où le Contenu du client est conservé

Soomi stocke et traite le Contenu du client au Canada, dans des centres de données exploités par des fournisseurs canadiens, et ses sauvegardes sont elles aussi conservées au Canada. Soomi ne transfère pas le Contenu du client à l’extérieur du Canada.

Le Contenu du client ne quitte le Canada que lorsque vous ou vos utilisateurs l’y envoyez : un courriel à un destinataire à l’étranger, un fichier partagé avec une personne à l’extérieur du Canada ou un utilisateur qui se connecte en voyage. Il s’agit de votre communication, et non d’un transfert effectué par Soomi.

Les quelques services sur lesquels Soomi s’appuie qui sont situés à l’extérieur du Canada ou qui appartiennent à des intérêts étrangers ne reçoivent aucun Contenu du client ; ils sont énumérés, avec ce que chacun reçoit, dans la Politique de confidentialité de Soomi.

7. Sous-traitants

Vous autorisez Soomi à recourir aux sous-traitants énumérés à l’annexe C. Chacun d’eux est lié par des modalités écrites qui protègent le Contenu du client au moins aussi bien que la présente entente, et Soomi demeure responsable d’eux envers vous.

Modifications. Soomi peut ajouter ou retirer des sous-traitants, ou apporter des changements à ses sous-traitants, en tout temps, sans obligation de donner un préavis ni d’obtenir une approbation, pourvu que l’entente conclue avec le sous-traitant protège le Contenu du client au moins aussi bien que la présente entente, et Soomi demeure responsable envers vous à leur égard.

Soomi n’aura pas recours à un sous-traitant qui stockerait ou traiterait le Contenu du client à l’extérieur du Canada sans votre accord écrit préalable.

8. Aide pour répondre aux demandes relatives à la protection des renseignements personnels

Lorsque l’un de vos utilisateurs ou une autre personne vous demande d’accéder à ses renseignements personnels, de les rectifier, de les exporter ou de les supprimer, la plupart de ces opérations peuvent être effectuées par vos administrateurs dans les Services : exporter la boîte aux lettres et les fichiers d’un utilisateur, corriger les renseignements d’un compte, retirer un utilisateur. Si vous avez besoin de plus, Soomi vous aidera dans un délai raisonnable. Si une telle demande est adressée directement à Soomi, nous vous la transmettrons plutôt que d’y répondre nous-mêmes, à moins que la loi n’exige le contraire.

9. Incidents de sécurité

Si Soomi prend connaissance d’un incident de sécurité touchant le Contenu du client, nous nous engageons à :

• aviser vos administrateurs sans retard injustifié et, en tout état de cause, dans les 72 heures suivant la prise de connaissance, même si nous ne savons pas encore tout;
• vous indiquer ce qui s’est produit, à quel moment, quel Contenu du client et environ combien de personnes sont touchés, ce que nous avons fait pour le circonscrire et qui joindre chez Soomi;
• vous tenir informé à mesure que nous en apprenons davantage, et vous fournir ce dont vous avez raisonnablement besoin pour évaluer le risque et aviser vos utilisateurs, les autorités de réglementation (le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, lorsqu’elle s’applique, la Commission d’accès à l’information du Québec) ou toute autre personne; et
• consigner l’incident dans notre registre des incidents.

En tant qu’organisation qui a le contrôle du Contenu du client, c’est vous qui décidez s’il y a lieu d’aviser les personnes concernées et les autorités de réglementation au sujet de votre contenu. Si la loi exige que Soomi avise directement une personne, nous vous en informerons d’abord lorsque nous pouvons légalement le faire. Le fait de vous aviser ne constitue pas une reconnaissance de faute.

10. Demandes des autorités

Soomi ne communique le Contenu du client à une autorité gouvernementale ou policière que lorsqu’une procédure judiciaire canadienne valide l’exige, et seulement ce que cette procédure exige. Une demande provenant de l’extérieur du Canada doit passer par une procédure judiciaire canadienne autorisée par un tribunal canadien. Nous vous informerons de toute demande visant votre contenu avant d’y répondre, à moins que la loi ou une ordonnance judiciaire ne l’interdise, afin que vous puissiez la contester, et lorsque nous le pouvons, nous demanderons à l’autorité de s’adresser directement à vous. Soomi n’a mis en place aucune capacité permettant aux autorités d’accéder au Contenu du client ou de l’intercepter.

Registres que la loi nous oblige à conserver. Si le droit canadien oblige Soomi à conserver des registres sur l’utilisation des Services — par exemple, des registres concernant les communications, comme qui a envoyé un message à qui et à quel moment, mais pas leur contenu —, nous les conservons pendant la période fixée par cette loi et pas plus longtemps, nous les conservons au Canada avec la même protection que le Contenu du client et nous ne les communiquons que de la manière décrite ci-dessus. Lorsque la loi ne nous oblige pas à conserver de tels registres, nous ne les conservons pas au-delà de ce dont les Services ont besoin pour fonctionner.

11. Vos administrateurs et les comptes de vos utilisateurs

Les comptes de votre espace de travail appartiennent à votre organisation. Vos administrateurs peuvent les créer, les suspendre et les supprimer. Lorsqu’un utilisateur part, c’est vous qui décidez du sort de ses courriels et de ses fichiers : lorsque la loi le permet, Soomi donnera, sur demande écrite d’un administrateur autorisé, à une autre personne de votre organisation l’accès au contenu d’un utilisateur parti ou suspendu. À l’heure actuelle, cela se fait par l’intermédiaire du soutien de Soomi plutôt que dans les Services.

Il vous incombe d’informer vos utilisateurs que leurs comptes et leur contenu de l’espace de travail appartiennent à votre organisation et peuvent faire l’objet d’un tel accès, et de disposer d’un fondement juridique pour le faire en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels et sur l’emploi qui vous sont applicables.

12. Fin du service : restitution et suppression

Avant votre départ, vos administrateurs peuvent exporter votre Contenu du client dans des formats standard (courriels en .eml, calendriers en .ics, contacts en .vcf, fichiers tels qu’ils sont stockés). Soomi vous aidera au besoin.

Après votre départ, ou lorsque vous nous demandez de supprimer votre espace de travail, Soomi conserve votre Contenu du client pendant 30 jours au cas où vous changeriez d’avis, puis le supprime. Si le courriel de votre domaine pointe toujours vers Soomi, nous vous demandons d’abord de confirmer, afin que le courriel entrant ne soit pas perdu sans avertissement.

Les sauvegardes n’existent que pour permettre à Soomi de rétablir le service après une défaillance ; Soomi n’en restaure pas d’éléments individuels sur demande. Elles sont chiffrées, conservées au Canada et expirent dans un délai de 90 jours, après quoi le Contenu du client supprimé en disparaît également.

Conservé après la suppression : les registres des ententes et des consentements acceptés, les registres de facturation exigés par les lois fiscales canadiennes, les registres que le droit canadien nous oblige à conserver (article 10) pendant la période qu’il fixe, et un registre attestant que l’espace de travail a existé et a été supprimé, sans aucun Contenu du client. Sur demande, Soomi confirmera par écrit que votre Contenu du client a été supprimé.

13. Information et audits

Soomi vous fournira les renseignements dont vous avez raisonnablement besoin pour démontrer que la présente entente est respectée : des réponses à un questionnaire de sécurité raisonnable une fois par année, une description de nos mesures actuelles (annexe B), notre liste de sous-traitants (annexe C) et un résumé de tout incident de sécurité vous touchant. Si une autorité de réglementation ayant compétence à votre égard exige davantage, nous collaborerons avec elle. Compte tenu de notre taille, nous n’offrons pas d’audits sur place ; lorsqu’un examen indépendant est nécessaire, nous en conviendrons par écrit avec vous de la portée et du coût.

14. Durée, responsabilité et préséance

La présente entente demeure en vigueur tant que Soomi traite le Contenu du client pour votre compte, y compris pendant la période de suppression prévue à l’article 12. La responsabilité qui en découle est régie par les Conditions d’utilisation. En cas de divergence entre la présente entente et les Conditions quant au traitement du Contenu du client, la présente entente prévaut. Comme les Conditions, elle est régie par les lois de l’Ontario et les lois fédérales du Canada. Ses modifications suivent les Conditions d’utilisation : toute modification importante est notifiée à l’avance et doit être acceptée de nouveau.

Annexe A — Détails du traitement

Objet	Hébergement et exploitation de l’espace de travail Soomi de votre organisation
Nature du traitement	Stockage, sauvegarde, transmission (courriel, partage, réunions), indexation pour la recherche, conversion et aperçu de documents, filtrage des pourriels et des logiciels malveillants dans les courriels, et suppression
Finalité	Fournir, sécuriser et soutenir les Services auxquels vous êtes abonné
Catégories de personnes	Vos utilisateurs ; les personnes avec qui ils correspondent, se réunissent ou partagent ; toute personne dont vos utilisateurs stockent des renseignements personnels
Catégories de renseignements personnels	Tout ce que vos utilisateurs stockent ou envoient : noms, coordonnées, contenu des courriels, fichiers, calendriers, contacts, clavardages, ainsi que l’audio et la vidéo des réunions. Soomi ne choisit ni ne limite ce contenu.
Renseignements sensibles	Uniquement dans la mesure où vos utilisateurs choisissent de les stocker. Si vous stockez des renseignements sur la santé, des renseignements financiers ou des renseignements concernant des enfants, dites-nous si vous avez besoin d’un traitement particulier (Politique d’utilisation acceptable, article 9).
Durée	Pendant toute la durée de votre abonnement, puis la période de conservation de 30 jours et l’expiration des sauvegardes prévues à l’article 12

Annexe B — Mesures de sécurité (telles que mises en place, octobre 2026)

Domaine	Ce que fait Soomi
Emplacement et garde	Serveurs de production, stockage et sauvegardes dans des centres de données canadiens exploités par des fournisseurs canadiens, et administrés par Soomi
Séparation entre les clients	Chaque espace de travail d’entreprise dispose de sa propre instance de fichiers et de collaboration et de son propre domaine d’authentification, et non d’une instance ou d’un domaine partagés
Réseau	Les systèmes de production, d’exploitation et de sauvegarde se trouvent dans des réseaux isolés distincts, derrière le propre pare-feu de Soomi. Les connexions sortantes sont refusées par défaut : la production ne peut joindre qu’une courte liste de destinations examinées, et chaque tentative est journalisée
Chiffrement en transit	Toutes les connexions à Soomi utilisent le protocole TLS. Le courriel échangé entre Soomi et d’autres fournisseurs de messagerie est chiffré chaque fois que l’autre fournisseur le prend en charge
Chiffrement au repos	Chaque disque de production est chiffré. Les clés sont détenues par Soomi, sur des serveurs de clés qu’elle exploite à l’extérieur de son fournisseur d’hébergement, et une clé de secours hors ligne est détenue par le responsable de la protection des renseignements personnels
Données de compte sensibles	Les noms, adresses courriel, numéros de téléphone, adresses et dates de naissance figurant dans la propre base de données de Soomi sont en outre chiffrés champ par champ
Secrets	Conservés dans un coffre de secrets autohébergé sur un serveur distinct, qui ne peut être ouvert à des fins d’administration qu’en combinant deux des trois fragments de clé conservés séparément
Sauvegardes	Bases de données toutes les 15 minutes, fichiers et courriels toutes les 6 heures, chiffrés sur le serveur avant d’en sortir, au moyen d’une clé que le serveur lui-même ne peut utiliser pour les lire. Copiées toutes les heures vers un système de sauvegarde distinct que la production ne peut joindre. Restauration testée
Accès administratif	Uniquement par un réseau privé, au moyen de clés cryptographiques plutôt que de mots de passe ; limité aux personnes qui exploitent le service
Connexion	Soomi ne stocke jamais les mots de passe sous une forme lisible. Les applications de courriel et de calendrier utilisent des mots de passe distincts propres à chaque appareil, qui peuvent être révoqués un à un. La déconnexion de Soomi met aussi fin aux sessions de messagerie Web
Filtrage du courriel	Le filtrage des pourriels et des logiciels malveillants s’effectue sur les propres serveurs de Soomi ; aucun contenu de courriel ni aucune empreinte (hachage) n’est envoyé à des services externes aux fins de vérification
Surveillance	Alertes automatisées lorsque les sauvegardes s’arrêtent, lorsque le coffre de secrets est indisponible ou lorsque des tâches de sécurité planifiées échouent
Incidents	Une procédure écrite de gestion des incidents et un registre des incidents conservé pendant au moins cinq ans

Ce que Soomi ne fait pas, afin que vous puissiez décider si elle répond à vos besoins :

• Soomi n’offre pas de chiffrement de bout en bout. Comme toute suite bureautique hébergée qui offre la recherche, les aperçus et la coédition, ses systèmes traitent votre contenu sous une forme lisible lorsqu’ils fournissent ces fonctionnalités.
• Soomi loue ses serveurs. Pendant qu’un serveur fonctionne, sa clé déverrouillée se trouve en mémoire, où les systèmes du fournisseur d’hébergement pourraient en principe y accéder ; le chiffrement protège les données stockées et les sauvegardes, et non un système en marche contre l’exploitant de son matériel.
• Soomi n’offre pas actuellement de clés de chiffrement gérées par le client ni d’entente sur les niveaux de service.

Annexe C — Sous-traitants (octobre 2026)

Sous-traitant	Ce qu’il fait	Contenu du client qu’il traite	Lieu
ThinkOn	Héberge les serveurs de production, le stockage et les systèmes de sauvegarde de Soomi	Tout le Contenu du client, stocké sous forme chiffrée avec des clés détenues par Soomi	Canada

Cette liste est complète. Le traitement des paiements (Moneris) concerne la facturation de votre organisation, et non le Contenu du client, et est visé par la Politique de confidentialité.